Senin, 11 November 2013

Pengendalian Sistem Informasi Akuntansi ( SIA )



Pengendalian Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

1. Ruang Lingkup Pengendalian SIA
Defini SIA yaitu Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan  mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
Ruang Lingkup Pengendalian SIA:
a)      Ruang lingkup Implementasi aplikasi Sikompak pada Bagian Akuntansi/Pembukuan meliputi pencatatan dan pengolahan data atas transaksi keuangan yang meliputi penjurnalan, posting hingga menghasilkan laporan keuangan perusahaan (General Ledger System). 

b)      Ruang lingkup Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan terdiri dari mutasi penambahan dan pengurangan pada aktiva tetap dan persediaan serta perhitungan penyusutan dan nilai buku aktiva tetap. 

c)      Ruang Lingkup implementasi Billing System yang  telah terkomputerisasi terdiri dari beberapa sub-sistem antara lain sub-sistem                penyambungan baru, sub-sistem administrasi rekening, sub-sistem pelayanan pelanggan (customer service) dan sub-sistem penagihan dan penerimaan kas.


2. Ancaman Terhadap SIA
Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti :
·         Kebakaran atau panas yang berlebihan
·         Banjir, gempa bumi
·         Badai angin, dan perang

Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti :
·         Kegagalan hardware
·         Kesalahan atau terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem operasi, gangguan dan fluktuasi listrik.
·         Serta kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi.


Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti :
·         Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan manusia
·         Kesalahan tidak disengaja karen teledor
·         Kehilangan atau salah meletakkan
·         Kesalahan logika

Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti :
·         Sabotase
·         Penipuan komputer
·         Penggelapan

3. Lingkungan Pengendalian SIA
Lingkungan Pengendalian terdiri atas faktor-faktor berikut ini.
1.                  Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika
2.                  Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi.
3.                  Struktur organisasional.
4.                  Badan audit dewan komisaris
5.                  Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab.
6.                  Kebijakan dan praktek-praktek dalam SDM.
7.                  Pengaruh-pengaruh eksternal.

4. Aktivitas & Proses Pengendalian SIA
Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mengarahkan karyawan agar karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan manajer. Aktivitas yang terkait dengan pelaporan keuangan. Meliputi: Perancangan dokumen yang baik dan penggunaan dokumen bernomor urut tercetak; Pemisahan tugas; Otorisasi atas transaksi; Pengamanan yang memadai; Cek independen atas kinerja rekan sekerja; Penilaian (valuation) atas jumlah yang mesti dicatat yang tepat

Aktivitas yang terkait dengan pemrosesan informasi, meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Aktivitas ini membantu memastikan reliabilitas dan integritas sistem informasi yang memproses informasi keuangan maupun informasi non keuangan.

Aktivitas pengendalian yang lain yang relevan dengan pelaporan keuangan adalah review atas kinerja, yang meliputi:
1.                  Membandingkan anggaran dan nilai aktual
2.                  Menganalisis kaitan antar data, melakukan investigasi dan tindakan korektif
3.                  Review atas kinerja fungsional atau area tertentu

Aktivitas Pengendalian
Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :
·         Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai
·         Pemisahan tugas
·         Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai
·         Penjagaan aset dan catatan yang memadai
·         Pemeriksaan independen atas kinerja

Pengendalian Pengolahan Informasi yang mencakup:
·         Otorisasi semestinya terhadap transaksi
·         Dokumen dan catatan
·         Pengecekan independen
·         Pemisahan tugas
·         Pengendalian fisik
·         Review terhadap kinerja

Pengawasan kinerja
Komponen  kelima  dari  pengendalian  internal  adalah  pengawasan.  Metode  utama  untuk mengawasi  kinerja  mencakup:
1.      Supervisi  yang  efektif
2.      Akuntansi  pertanggungjawaban
3.      Audit  internal


SUMBER :
http://icoz.blogspot.com/2013/01/tugas-pengendalian-sistem-informasi.html

PEMBUATAN MODEL DATA DAN DESAIN DATABASE



PEMBUATAN MODEL DATA DAN DESAIN DATABASE

PROSES DESAIN DATABASE
Database yang baik adalah database yang dapat memberikan informasi yang sesuai dengan user (pengguna). Oleh karena itu perlu adanya proses desain database yaitu proses memilah dan memilih data-data yang memang dibutuhkan oleh sistem, kemudian informasi yang diberikan sesuai dengan kehendak pengguna. Istilah desain database dapat dipergunakan untuk memvisualisasikan bagian-bagian yang berbeda dari keseluruhan sistem database. Dalam melakukan proses desain database terdapat beberapa langkah yang harus dijalani, yaitu :
  • Analisis Persyaratan : memahami dan mengetahui data yang harus disimpan dalam database, aplikasi apa yang harus dibangun di atasnya, jenis operasi apa yang akan digunakan, dst.
  • Desain Data Base Konseptual : berdasarkan informasi yang diperoleh dari tahap analisis persyaratan inilah dipergunakan untuk mengembangkan deskripsi data menjadi lebih tinggi. Pada langkah ini desainer sering membuat yang anmanya model E-R yang tujuan untuk membuat penyederhanaan gambaran tentang data yang sesuai dengan pemikiran user / pengguna.
  • Desain Data Base Logika : disinilah proses merubah model E-R skema database yang rasional. Dengan tujuan untuk mendapatkan skema konseptual pada data rasional sehingga sering disebut skema logika.
  • Perbaikan Skema : pengecekan sekumpulan relasi dalam skema sebelumnya (skema database rasional), supaya dapat menemukan problem yang ada dan memperbaikinya.
  • Desain Data Base Fisik : pembentukan indeks pada beberapa tabel yang telah dibuatlah pada tahap ini dikerjakan. mengelompokkan tabel atau mendesain ulang yang bersifat substansial terhadap bagian dari skema database.
  • Desain Aplikasi dan Keamanan : Keseluruhan proyek software yang menggunakan DBMS sebaiknya memperhitungkan faktor-faktor aplikasi yang ada diluar database, seperti enkripsi, digital sinature, dll.

DIAGRAM HUBUNGAN ENTITAS
Diagram Hubungan Entitas atau entity relation diagram merupakan model data berupa notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang menggambarkan hubungan antara penyimpan. Model data sendiri merupakan sekumpulan cara, peralatan untuk mendeskripsikan data-data yang hubungannya satu sama lain, semantiknya, serta batasan konsistensi. Diagram hubungan entitas ditemukan oleh Peter Chen dalam buku Entity Relational Model-Toward a Unified of Data. Chen mencoba merumuskan dasar-dasar model dan setelah itu dikembangkan dan dimodifikai oleh Chen dan banyak pakar lainnya. Pada saat itu diagram hubungan entitas dibuat sebagai bagian dari perangkat lunak yang juga merupakan modifikasi khusus, karena tidak ada bentuk tunggal dan standar dari diagram hubungan entitas.

MODEL DATA REA
Model REA adalah suatu alat pemodelan konseptual yang khusus dirancang untuk melengkapi struktur dalam perancangan database SIA. Dalam model REA ditentukan:
entity apa yang harus disertakan dalam database SIA dan bagaimana susunan
relationship antara entity dalam database SIA.
        Model data REA memberikan struktur dalam dua cara:
  • Dengan mengidentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan dalam database SIA
  •  Dengan cara menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database SIA tersebut
Tipe entitas dalam model REA dibedakan dalam tiga kategori, yaitu: Resources,
Events, dan Agents.
  • Resources (Sumber Daya) didefinisikan sebagai sesuatu yang memiliki nilai ekonomis bagi organisasi tersebut. Contoh resources adalah kas, inventaris, peralatan, persediaan, gudang, pabrik, dan tanah.
  • Events (Kegiatan) menunjukkan aktivitas-aktivitas bisnis, dimana manajemen ingin mengumpulkan informasi untuk tujuan perencanaan atau pengawasan. Sebagai contoh, aktivitas penjualan akan mengurangi persediaan dan aktivitas penerimaan kas akan menambah jumlah kas. SIA harus dirancang untuk memperoleh dan menyimpan informasi aktivitas tersebut.
  • Agents (Pelaku)  adalah orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam aktivitas dan kepada siapa informasi diserahkan untuk tujuan perencanaan, pengawasan, dan pengevaluasian. Contoh agent adalah pengawai, pelanggan, dan pemasok.

Inplementasi ER dan REA dalam SIA
ERD (Entity Relationship Diagram)
a.       Menentukan Entity (Entitas)
Disini kita dituntut untuk menentukan dengan cermat sebuah entity yang ada dalam suatu proyek atau masalah. Entity berguna untuk menentukan peran, kejadian, lokasi, hal nyata dan konsep penggunaan untuk database.

b.      Menentukan Relasi
Setelah kita berhasil membuat Entity, langkah selanjutnya adalah menentukan relasi antar entity. Relasi apa yang terdapat antara Entity A dan B, apakah entity A dan B memiliki relasi "one to one", "one to many", atau "many to many".

c.       Gambar ERD sementara
Jika sudah mengetahui Entity beserta Relasinya, buat gambar ERD sementara. Entity digambarkan dengan persegi, relasi digambarkan dengan garis.

d.      Isi kardinalitas
Kardinalitas menentukan jumlah kejadian satu entitas untuk sebuah kejadian pada entitas yang berhubungan. Contohnya antara Entitas Buku, Distributor dan Pengarang, kardinalitas yang ada berupa: Satu pengarang dapat menulis banyak buku Satu buku ditulis satu pengarang Banyak buku di distribusikan oleh satu distributor. Dari sini kita bisa mengetahui harus memberi relasi apa.

e.       Tentukan Primary Key (Kunci Utama)
Menentukan Primary Key pada masing-masing entity. Primary Key adalah atribut pada entity yang bersifat unik. Setiap entity hanya memiliki satu Primary Key saja. Contoh: Entity Buku memiliki Primary Key bernama kode buku. Kode Buku ini bersifat unik, karena masing-masing buku memiliki kode yang berbeda-beda.
Tentukan pula Foreign Key (Kunci Tamu) pada masing-masing Entity. Foreign Key adalah Primary Key yang ada dalam Entity yang lain. Contoh pada Entity Pengarang misalnya terdapat atribut kode buku, yang mana, kode buku merupakan Primary Key dari Entity buku.

f.       Gambar ERD berdasarkan Primary Key
Menghilangkan relasi "many to many" dan memasukkan Primary dan Foreign Key pada masing-masing entitas. Relasi many to many antar entity perlu dihilangkan dengan cara menambah atribut baru antara 2 entity yang memiliki relasi many to many.

g.      Menentukan Atribut
Jika sudah melakukan step diatas, sekarang saatnya menentukan atribut pada masing-masing entitas.

h.      Pemetaan Atribut
Apabila atribut telah ditentukan, sekarang pasang atribut dengan entitas yang sesuai.


i.        Gambar ERD dengan Atribut
Ø  Mengatur ERD seperti langkah 6 dengan menambahkan atribut dan relasi yang ditemukan.
Ø  Periksa lagi ERD. Apakah ERD sudah menggambarkan system yang akan dibangun? Jika belum, check kembali dari awal.

REA (Resource, Event, Agent)
a.       Identifikasi kegiatan pertukaran ekonomi
Pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut. Diagram REA untuk siklus pendapatan S&S dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk wajik

b.      Identifikasi sumber daya ekonomi dan para pelaku yang terlibat
Ketika kegiatan yang menjadi pusat perhatian telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut perlu diidentifikasi. Kegiatan penjualan dapat diterjemahkan menjadi pemberian persediaan kepada pelanggan. Kegiatan penerimaan kas dapat diterjemahkan sebagai menerima kas dari pelanggan.
Setelah menentukan sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan tersebut. Paling tidak selalu terdapat satu pelaku internal (pegawai) dan, di sebagian besar kondisi seorang pelaku eksternal (pelanggan/pemasok) yang terlibat dalam setiap kegiatan.

c.       Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih
Kegiatan komitmen dan kegiatan petukaran ekonomi. Langkah ketiga dalam menggambar diagram REA adalah menganalisis kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut dapat dipecah menjadi sebuah kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan pertukaran.
Contoh: Kegiatan penjualan dapat dipergunakan untuk mewakili baik penjualan dengan pengiriman maupun yang terjadi di toko. economic exchange event.

d.      Tetapkan kardinalitas setiap hubungan
Kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya. Kardinalitas sering diungkapkan sebagai pasangan nomor di setiap entitas. Nomor pertama adalah kardinalitas minimum, dan nomor kedua adalah kardinalitas maksimum. Kardinalitas maksimem dari sebuah hubungan menunjukkan apakah setiap baris dalam entitas dapat dihubungkan lebih dari satu baris dalam entitas lainnya on the other side of the relationship. Kardinalitas maksimem dapat baik 1 atau N.

SUMBER :
http://mirfanug.blogspot.com/2013/01/pembuatan-model-data-dan-desain-database.html
http://adnanand.blogspot.com/2013/01/pembuatan-model-data-dan-desain-data.html