Aplikasi Siklus Pengeluaran

Aplikasi Siklus Pengeluaran 

Sikklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Siklus Pengeluaran : Keputusan-keputusan penting :

Ø  Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung?

Ø  Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?

Ø  Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan ?

Ø  Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga yang optimal ?

Ø  Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkgatkan baik efisiensi maupun keakuratan fungsi logistik inbound ?

Ø  Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ?

Ø  Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?

Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran :

1.      Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

Ø  MRP (material requirement planning). Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan. Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

Ø  JIT (just in time). Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan. Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :

Ø  Peminta dan mengidentifikasi nomor barang

Ø  Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan

Ø  Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta

Ø  Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

Ø  Menetukan pemasok (vendor)

Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan adalah :

Ø  Harga, kualitas bahan baku

Ø  Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan. Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.

2.   Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

      Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) :

Ø  Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

Ø  Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

Ø  Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

·         Memutuskan apakah menerima pengirima

·         Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Ø  Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

Ø  Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

3.  Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari   vendor untuk pembayaran.

Ø  Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar

Ø  Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.

Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :

Ø  Sistem tanpa voucher

Ø  Sistem Voucher

 Model Data Siklus Pengeluaran :

KUNCI ARUS DATA

1. Permohonan                                    8. Laporan Penerimaan

2. Pemberitahuan                                9. Pemberitahuan Penerimaan

3. Order Pembelian                             10. Faktur

4. Nota Pembelian                               11. Faktur Disahkan

5. Nota Penerimaan                             12. Paket Tanda Bukti

6. Pengiriman                                      13. Pembayaran

7. Nota Penerimaan

Sumber : http://atlasug.blogspot.com/2013/11/bab-v-aplikasi-aplikasi-siklus.html